PRIVACY POLICY KINEA (GDPR)

 

 

GEGEVENSVERWERKING

 

KINEA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze  Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KINEA  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

KINEA is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

 

 

Verwerking van persoonsgegevens van patiënten of cliënten

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

 

Over welke gegevens gaat dit?

  • Voornaam

  • Familienaam

  • Adres

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Geslacht

  • Geboortedatum

  • Rijksregisternummer

  • Mutualiteitgegevens

  • Deze kunnen aangevuld worden met sport, hobby en beroepssituatie, in functie van het letsel.

  • Verder houden wij ook eventuele familiale relaties bij tussen patiënten

 

Uw persoonsgegevens worden door KINEA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de behandelingsduur en de wettelijke bewaartermijn.

Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw profiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

KINEA maakt hiervoor gebruik van het gehomologeerd softwarepakket, Crossuite, welke beveiligd is door een steeds wisselend token en persoonlijk paswoord.

 

 

Verwerking van persoonsgegevens van zorgverleners

Persoonsgegevens van zorgverleners worden door KINEA verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitwisselen van patiëntgegevens t.b.v. de behandeling, met als doel bij verwijzing (naar arts, verzekering of mutualiteit)

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan KINEA de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam

  • Achternaam

  • Adres

  • E-mailadres

  • Telefoon

  • Rijksregisternummer

 

Uw persoonsgegevens worden door KINEA opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de behandelingsduur van de patiënt en de wettelijke bewaartermijn van gegevens.

 

 

UW RECHTEN

 

Op grond van de geldende Belgische en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welkerechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen.

In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw gegevens enkel naar uw bij ons reeds bekende e-mailadres. In het geval dat u de gegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken, in het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van gegevens ontvangt u in de machineleesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren.

U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

 

 

Inzagerecht

De GDPR voorziet in de volgende rechten voor de patiënt t.a.v. de verwerkingsverantwoordelijke. Zo kan de patiënt vragen om:

  • Inzage te krijgen in de persoonlijke gegevens die over hem/haar worden bijgehouden.

  • Zijn/haar persoonlijke gegevens te exporteren (in excel, pdf ..).

  • Zijn/haar persoonlijke gegevens aan te passen (of te laten wijzigen door u).

  • Vergeten (lees: verwijderd) te worden.

De verwerkingsverantwoordelijke dient op vraag van de patiënt binnen de 30 dagen in te gaan op een verzoek. Uiteraard stelt onze digitale omgeving ons in staat om doelgericht antwoorden te geven op de vragen van de patiënt.

Let op: Patiënten moeten niet verwijderd worden uit een medisch dossier. De Belgische wetgeving voorziet namelijk in een zeer streng en strikt beheer van patiëntengegevens. Bovendien dienen medische gegevens voor een periode van 30 jaar bewaard te worden. De oplossing die Crossuite voorziet is de mogelijkheid om een patiëntendossier op “inactief” te plaatsen.

 

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens zijn aangepast.

 

 

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de gegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

 

 

Recht op de overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de gegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. U ontvangt dan binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek. Als uw verzoek wordt ingewilligd sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle gegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

 

 

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van Mint. Als u bezwaar maakt zullen wij onmiddellijk de gegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond dat zullen wij afschriften en/of kopieën van gegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profiling te worden onderworpen. Wij verwerken uw gegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Bent u van mening dat dit wel zo is, neem dan contact op met onze contactpersoon voor privacyzaken.

 

 

CONTACTGEGEVENS

 

Kinea BVBA

Tolhuislaan 191a

9000 Gent

Contactpersoon voor privacyzaken: Evy Danneels – evydanneels@kinea.be